Bikeshedding là một phép ẩn dụ để minh họa xu hướng kỳ lạ của con người: chúng ta có khuynh hướng dành quá nhiều thời gian cho những vấn đề tầm thường, thường bỏ qua những điều quan trọng. Đây là lý do tại sao chúng ta làm vậy và cách để ngừng hành vi này.
Làm thế nào chúng ta có thể ngừng lãng phí thời gian cho những chi tiết không quan trọng? Từ những cuộc họp tại nơi làm việc kéo dài mãi mà không đạt được gì đến những chuỗi email kéo dài hàng tuần mà không giải quyết được vấn đề, chúng ta dường như dành quá nhiều thời gian cho những điều không đáng kể. Rồi khi cần đưa ra một quyết định quan trọng, chúng ta lại hầu như không có thời gian để dành cho nó.
Để trả lời câu hỏi này, trước tiên chúng ta phải nhận ra tại sao chúng ta lại sa lầy trong những điều tầm thường. Sau đó, chúng ta phải xem xét các chiến lược để thay đổi động lực của mình hướng tới việc tạo ra cả đầu vào hữu ích và thời gian để xem xét nó.
Định luật Tầm thường
Có thể bạn đã nghe về Định luật Parkinson, phát biểu rằng các công việc sẽ mở rộng để lấp đầy khoảng thời gian được phân bổ cho chúng. Nhưng bạn có thể chưa nghe về Định luật Tầm thường của Parkinson, ít được biết đến hơn, cũng được nhà sử học hải quân và tác giả người Anh Cyril Northcote Parkinson đặt ra vào những năm 1950.
Định luật Tầm thường phát biểu rằng lượng thời gian dành để thảo luận một vấn đề trong một tổ chức tỉ lệ nghịch với tầm quan trọng thực sự của nó trong bức tranh tổng thể. Những vấn đề lớn, phức tạp được thảo luận ít nhất trong khi những vấn đề đơn giản, nhỏ nhặt lại được thảo luận nhiều nhất.
Định luật Tầm thường của Parkinson còn được gọi là “bike-shedding” (tranh cãi về nhà xe đạp), theo câu chuyện mà Parkinson sử dụng để minh họa. Ông yêu cầu độc giả tưởng tượng một cuộc họp ủy ban tài chính để thảo luận một chương trình nghị sự ba điểm. Các điểm như sau:
- Đề xuất xây dựng nhà máy điện hạt nhân trị giá 10 triệu bảng Anh
- Đề xuất xây dựng nhà xe đạp trị giá 350 bảng Anh
- Đề xuất ngân sách cà phê hàng năm 21 bảng Anh
Chuyện gì xảy ra? Ủy ban cuối cùng thông qua đề xuất nhà máy điện hạt nhân trong thời gian ngắn. Nó quá phức tạp để bất kỳ ai thực sự đi sâu vào chi tiết, và hầu hết các thành viên ngay từ đầu đã không biết nhiều về chủ đề này. Một thành viên hiểu biết thì không chắc làm thế nào để giải thích cho những người khác. Một thành viên khác đề xuất một đề án được thiết kế lại, nhưng nó có vẻ như một nhiệm vụ khổng lồ đến mức phần còn lại của ủy ban từ chối xem xét.
Cuộc thảo luận sớm chuyển sang nhà xe đạp. Ở đây, các thành viên ủy ban cảm thấy thoải mái hơn nhiều khi bày tỏ ý kiến của mình. Tất cả họ đều biết nhà xe đạp là gì và nó trông như thế nào. Một số thành viên bắt đầu cuộc tranh luận sôi nổi về vật liệu tốt nhất có thể cho mái nhà, cân nhắc các lựa chọn có thể cho phép tiết kiệm khiêm tốn. Họ thảo luận về nhà xe đạp lâu hơn nhiều so với nhà máy điện.
Cuối cùng, ủy ban chuyển sang mục ba: ngân sách cà phê. Đột nhiên, ai cũng trở thành chuyên gia. Tất cả họ đều biết về cà phê và có cảm giác mạnh mẽ về chi phí và giá trị của nó. Trước khi ai nhận ra điều gì đang xảy ra, họ dành nhiều thời gian thảo luận về ngân sách cà phê 21 bảng hơn là nhà máy điện và nhà xe đạp cộng lại!
Cuối cùng, ủy ban hết thời gian và quyết định họp lại để hoàn thành phân tích của họ. Mọi người bước đi với cảm giác hài lòng, đã đóng góp vào cuộc trò chuyện.
Tại sao điều này xảy ra
Bike-shedding xảy ra bởi vì chủ đề càng đơn giản, càng nhiều người sẽ có ý kiến về nó và do đó có nhiều điều để nói về nó hơn. Khi một cái gì đó nằm ngoài vòng tròn năng lực của chúng ta, như một nhà máy điện hạt nhân, chúng ta thậm chí không cố gắng phát biểu một ý kiến.
Nhưng khi một cái gì đó chỉ là có thể hiểu được đối với chúng ta, ngay cả khi chúng ta không có gì có giá trị thực sự để thêm vào, chúng ta cảm thấy bị thúc ép phải nói điều gì đó, kẻo chúng ta trông có vẻ ngu ngốc. Thằng ngu nào lại không có gì để nói về một cái nhà xe đạp? Mọi người đều muốn chứng tỏ rằng họ biết về chủ đề đang bàn và có điều gì đó để đóng góp.
Với bất kỳ vấn đề nào, chúng ta không nên dành tầm quan trọng như nhau cho mọi ý kiến mà ai đó đưa ra. Chúng ta nên nhấn mạnh những đầu vào từ những người đã làm việc để có một ý kiến. Và khi chúng ta quyết định đóng góp, chúng ta nên đặt năng lượng của mình vào những lĩnh vực mà chúng ta có điều gì đó có giá trị để thêm vào sẽ cải thiện kết quả của quyết định.
Chiến lược để tránh bike-shedding
Điều chính bạn có thể làm để tránh bike-shedding là cuộc họp của bạn phải có mục đích rõ ràng. Trong “The Art of Gathering: How We Meet and Why It Matters”, Priya Parker, người có hàng thập kỷ kinh nghiệm thiết kế các cuộc tụ họp có tính đặt cược cao, nói rằng bất kỳ cuộc tụ họp thành công nào (bao gồm cả cuộc họp kinh doanh) cần có một mục đích tập trung và cụ thể. “Tính cụ thể,” cô ấy nói, “là một thành phần quan trọng.”
Tại sao việc có mục đích rõ ràng lại quan trọng đến vậy? Bởi vì bạn sử dụng nó như một lăng kính để lọc tất cả các quyết định khác về cuộc họp của bạn, bao gồm cả việc ai sẽ có mặt trong phòng.
Với suy nghĩ đó, chúng ta có thể thấy rằng có lẽ không phải là một ý tưởng tuyệt vời để thảo luận việc xây dựng một nhà máy điện hạt nhân và một nhà xe đạp trong cùng một cuộc họp. Không có đủ tính cụ thể ở đó.
Điều quan trọng là nhận ra rằng không phải tất cả đầu vào có sẵn về một vấn đề đều cần xem xét. Những ý kiến được thông tin đầy đủ nhất là phù hợp nhất. Đây là một lý do tại sao các cuộc họp lớn với nhiều người có mặt, hầu hết trong số họ không cần phải ở đó, lại lãng phí thời gian như vậy trong các tổ chức. Mọi người đều muốn tham gia, nhưng không phải ai cũng có điều gì đó có ý nghĩa để đóng góp.
Khi nói đến việc chọn danh sách người mời của bạn, Parker viết, “nếu mục đích của cuộc họp là để đưa ra quyết định, bạn có thể muốn xem xét việc có ít đầu bếp trong bếp hơn.” Nếu bạn không muốn bike-shedding xảy ra, hãy tránh mời đóng góp từ những người không có khả năng có kiến thức và kinh nghiệm liên quan. Việc có được kết quả bạn muốn—một cuộc thảo luận chu đáo, có học thức về nhà máy điện đó—phụ thuộc vào việc có đúng người trong phòng.
Nó cũng giúp có một cá nhân được chỉ định phụ trách đưa ra phán quyết cuối cùng. Khi chúng ta đưa ra quyết định bằng ủy ban mà không có ai phụ trách, việc đạt được sự đồng thuận có thể gần như không thể. Cuộc thảo luận kéo dài mãi mãi. Cá nhân có thể quyết định trước mức độ quan trọng để dành cho vấn đề (ví dụ, bằng cách ước tính mức độ thành công hay thất bại của nó có thể giúp hoặc hại lợi nhuận của công ty). Họ có thể đặt giới hạn thời gian cho cuộc thảo luận để tạo ra sự cấp bách. Và họ có thể kết thúc cuộc họp bằng cách xác minh rằng nó thực sự đã đạt được mục đích của mình.
Bất kỳ vấn đề nào mà mời nhiều cuộc thảo luận từ những người khác nhau có thể không phải là vấn đề quan trọng nhất hiện tại. Tránh sa xuống vào sự tầm thường không hiệu quả bằng cách có mục tiêu rõ ràng cho cuộc họp của bạn và đưa những người giỏi nhất đến bàn để có một cuộc thảo luận hiệu quả, mang tính xây dựng.
